Purchasing (구매)
Purchasing (구매)
필요한 부품을 필요한 양만큼 필요한 시점에 사용할 수 있도록 조달하는 활동으로서,
재고관리와 더불어 구매시점 및 구매량 결정은 전통적으로 연구되어 오던 분야입니다.
- Print Purchase Order
- Print Goods Received Notes
- Maintain Receipts
- Print Claims
- Maintain Approvals
- Print Return Notes
- Print Storage List
- Print Purchase Invoices
- Process Delivered Purchase Orders
구매는 돈을 주고 물건을 사는 활동입니다. 어떤 시점에서 어떤 제품을 얼마만큼이나 구입해야 할까요? 이러한 의사결정은 구매 활동의 핵심입니다. 이러한 의사결정은 어떠한 프로세스로 이루어질까요? MPS/MRP에 의해 계획되는 Item은 MPS/MRP 시스템에서 구매 오더(Planned Purchasing Order)를 생성하게 됩니다. 앞서 설명한 바와 같이 구입되는 모든 Item이 MPS/MRP에 의해 계획되는 것은 아닙니다. 즉, 전통적인 재고관리 방법에 의해 관리되는 Item도 있지요. 이러한 Item에 대해서는 재고 고갈이 이루어지지 전에 주문이 이루어지며, 구매 리드 타임을 고려하여 구매 오더가 생성되게 됩니다. 그러나, 모든 구매 활동이 앞서 언급한 계획 시스템에 의해서 계획된 것처럼 이루어지는 것은 아닙니다. 여러가지 이유가 있을 수 있겠지요?
제품을 구입하는 데에는 돈이 필요합니다. 돈은 기업의 자원이며, 제한되어 있습니다. 시점에 따라 제품의 가격은 변동될 수 있습니다. 조금이라도 저렴할 때에 필요량 이상을 구입하고, 저장한 뒤에 사용하는 방법도 있을 수 있습니다. 물론, 품질이 시간에 지남에 따라 떨어지게 되거나, 진부화될 수도 있는 제품이라면 이 방법은 곤란하겠지요. 필요량 이상을 구입한다 하더라도, 지나치게 많은 양을 구입한다면, 부품에 잠겨있는 돈이라는 자본은 제 역할을 하지 못하겠지요. 또, 재고 관리비나 창고비를 고려한다면 많이 사둔다고 꼭 득이 되는 것은 아니지요. 제품의 가격이 유동적인 것은 시점뿐만이 아닙니다. 구입량이 커지면 대개 단위 구입 비용은 떨어지게 되지요. 그러나, 역시 필요하지도 않은 양을 많이 구입하는 것은 낭비입니다. 또, 공급자와 자사간의 운송수단에 따라서도 구입 비용은 차이가 나게 됩니다. 운송수단의 차이는 운송시간의 차이뿐만 아니라, 운송 비용과 단위 운송량에도 영향을 미칩니다. 그리고, 동일한 부품이라도 여러 공급자가 있는 경우에는 구입비용과 구매 리드타임에 차이가 나겠지요? 그리고, 공급자에 따라 제품의 품질에는 차이가 있을 수 있습니다. 반드시 한 공급자로부터 제품을 구입해야 할 이유는 없습니다. 동시에 여러 공급자에게 일정 비율 또는 양만큼을 주문할 수도 있지요. 이러한 이유에 의해서, 계획된 시점보다 빠르게 혹은 늦게 구입할 수도 있으며, 계획된 양보다 적게 혹은 많게 구입하게 되는 것입니다.
사내의 제조 자원에 대한 관리도 어렵다고 하는데, 사외의 자원(운송수단)이나 공급업체에 대한 관리는 보다 어려울 수도 있습니다. 공급자 관리(Supplier Management)라는 개념도 앞서 설명한 바와 같은 복잡하고도 어려운 상황에 대처하기 위한 관리 방법을 개발하던 과정에서 탄생되게 된 것입니다. 다시 원래의 문제로 돌아가기로 하지요. 구매시점, 구매량, 구매처, 구매부품, 구매가라는 독립적이지 않은 요소들에 대한 의사결정은 어떻게 해야 할까요? 기업의 구매 부서에는 이러한 의사결정 프로세스가 존재합니다. 하지만, 체계적으로 이러한 활동을 하는 곳은 많지 않다고 합니다. ERP 팩키지에 내장되어 있는 기능들을 활용할 수도 있지만, 구매 활동의 생산성을 높이기 위해서는 이러한 활동의 체계화가 필요하다고 하겠습니다.
구매 오더를 생성하게 되면, 다음으로는 어떠한 활동이 일어날까요? 구매 오더를 일단 만든 것은 내부의 승인을 통해 공급처에 전달되기 전까지는 계획(Planned) 상태입니다. 언제라도, 바뀔 수 있다는 것이지요. 많은 MRP/ERP 시스템에서는 구매 부서의 담당자에게 어떠한 활동이 필요한지를 알려주는 기능을 가지고 있습니다. 이러한 기능을 이용하여 담당자는 구매 활동을 해 나가게 되는 것이지요. 일단 구매 오더가 외부의 공급처로 전달되고 나면, 담당자는 구매 요청을 한 부품이 입고되기까지를 관리할 필요가 있습니다. 이러한 활동은 구매 부서에서 할 수도 있으나, 재고 담당 부서에서 행하기도 합니다. 부품의 필요시점이 변화하게 되면, 이에 따라 독촉도 할 수 있고 그 반대의 활동을 할 수도 있습니다. 재고창고로 전달되면, 공급자가 보낸 내역과 구매 오더를 비교하여 요청한 제품이 요청한 만큼 전달되었는지를 확인하게 됩니다. 만일 오차가 있다면 공급자에게 통고(Claim)를 하여야 겠지요. 제품을 인수한 후에는 필요에 따라 품질 검사를 하게 됩니다. 품질 검사는 전수 검사가 이루어질 수도 있으며, 샘플링을 할 수도 있습니다. 이러한 영역은 후에 품질관리를 설명하게 될 기회가 만들어진다면 하도록 하겠습니다. 품질 검사에서 불합격한 제품은 다시 공급처에 통고하고, 전달하여야 하며, 품질 검사에서 합격한 제품은 지정된 장소에 보관하게 됩니다. 이러한 보관활동도 역시 지시가 이루어져야 이루어지는 일이기 때문에 저장에 관련된 오더를 생성하여 저장활동이 이루어지도록 하여야 합니다. 제품을 받았으면, 대금을 지불하여야겠지요. 대금을 지불하는 시점과 방법에는 많은 차이가 있습니다. 그리고, 이 대금은 초기의 구매 오더를 생성할 때의 계획된 대금과는 차이가 있을 수 있습니다.
구매 활동에는 정형화하기 어려운 의사결정 요소들과 많은 종류의 구매 활동 프로세스들이 존재합니다. 이러한 프로세스는 구매처, 구매부품, 구매량, 구매시점, 구매비용에 따라서 큰 차이를 보이게 됩니다. 각각의 구매 프로세스에는 많은 활동이 수반되며, 상당한 활동은 공급자와의 접촉을 필요로 하며, 서류 작업도 많이 필요합니다. 이러한 활동은 ERP 시스템을 통해서 지원을 받을 수 있습니다.
일단 구매 오더를 생성한 후에는 구매 오더의 상태 전이를 눈여겨 볼 필요가 있습니다. 구매 프로세스를 구성하는 활동들은 구매 오더의 상태 전이와 밀접한 관계를 가지고 있기 때문입니다. BaaN 팩키지에서는 구매 오더의 생성 이후 구매 프로세스를 구성하는 활동을 사전에 정의하고 있습니다. 사용자는 필요한 활동을 선택하여, 활동의 실행 순서를 정하는 방법으로 customize하여 사용할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다. 또한, BaaN 팩키지에서 제공하는 활동외에 다른 활동이 필요하다면 BaaN Tools를 사용하여, 사용자가 활동을 생성할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다. 그리고, 이러한 구매 프로세스는 필요한 만큼 생성할 수 있기 때문에 선택적으로 사용할 수 있도록 하고 있습니다. BaaN에서 제공하고 있는 구매 활동(activity)은 다음과 같은 것이 있습니다.
본 절에서는 구매 활동의 역할에 대해서 간단히 살펴보았습니다. 구매 활동에서 내려야 하는 의사결정 프로세스는 이 후 다시 설명드리도록 하겠습니다. 구매 활동은 계획 시스템에 의해서 생성되는 것이 일반적이고, 구매가 이루어지게 됨에 따라 재고가 보충되기 때문에 계획 시스템은 이를 반영할 수 있게 되는 것입니다. 구매 오더가 생성되고, 공급자와 협의가 이루어지게 되면 구매계획량은 MPS/MRP 시스템에서 Inventory-On-Order로 반영되고, 재고창고에 입고되게 되면 Inventory-On-Hand로 반영되게 되는 것이지요. 구매 활동과 계획 시스템의 관계, 그리고 구매 오더의 상태 전이에 대해서는 다시 설명드리도록 하겠습니다.
1997년 12월 24일에 최종 갱신되었습니다.